Meine geschäftlichen E-Mails haben nicht mehr als fünf Sätze; du erfährst trotzdem alles Wichtige zu dem, was ich dir virtuell habe zukommen lassen. Wie geht das? So:

Fünf Sätzefür ein Halleluja

In fast allen meiner geschäftlichen E-Mails liest du maximal fünf Sätze. Warum ist das so? Weil du mehr gar nicht lesen willst. Hab ich Recht?

Seien wir ehrlich: Lesen ist immer lebensgefährlich … Nein, im Ernst und ohne Kästner sinngemäß zu zitieren: Viel lesen wollen wir heute nur noch, wenn es ein Buch ist oder etwas, das wir bewusst und aus freien Stücken ausgesucht haben. Meine E-Mail gehört da höchstwahrscheinlich nicht dazu, selbst wenn wir freundschaftlich verbunden sind und/oder geschäftlich miteinander zu tun haben.

Du willst schlicht deinen bei mir beauftragen Websitetext, den neuen Blogartikel, whatever. Aber willst du dazu Romane lesen, verstehen, verinnerlichen müssen? Ich vermute: nein. Deshalb kürze ich ab, auf höchstens fünf Sätze. Halleluja.

Weniger Informationen fürmehr Inhalt

Wenn du, wie ich das meist bei solchen Nachrichten bin, neugierig bist, dann hält dich ein laaanger Einleitungstext nur davon ab, endlich in das gespannt erwartete Dokument zu schauen. Wenn du auf eine wichtige Information wartest, um selbst mit deinem Projekt oder deiner Aufgabe weiterzukommen – dann ist ein romanhafter Einstieg zeitraubend, hinderlich, nervig. Sagen wir ruhig, wie es ist. Ich versteh dich da, ich empfinde es ähnlich. Und wenn du dir mein angehängtes Angebot anschauen willst, dann erweckt eine endlose Litanei nur, dass du entweder den Eindruck hast, ich will dich davon abhalten, mein exorbitant hohes Angebot zu sehen, oder aber du denkst, es handle sich um eine vorangestellte Entschuldigung für eben jenes hohe Angebot.

Mal abgesehen davon, dass meine Angebote durchaus hoch sein können, sind sie vor allem fair und passend zu dem, was du bei einem Ja von mir bekommst. Aber das ist ein anderes Thema. Der wortreiche E-Mail-Einstieg jedenfalls hilft nicht, er verwirrt, lenkt ab, kostet Zeit und Aufmerksamkeit. Lesen wir heute in so ziemlich jedem Artikel zu mehr Produktivität, mit den zehn Tipps für den effektiveren Tag und dem Finden der eigenen Mitte: „Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche“.

Fünf Sätze also. Die lesen sich auch im Überflug, nebenbei, aus dem Augenwinkel. Und bringen meine Botschaft in deinen Kopf. Du brauchst dich gar nicht groß anzustrengen, versprochen. Diese maximal fünf Sätze bedeuten, dass es manchmal sogar weniger sein können, aber niemals mehr. Sie bedeuten nicht, dass ich nicht mehr zu dem zu sagen habe, was du da gegebenenfalls mit dieser E-Mail bekommst. Denn manchmal hängt eben, siehe oben, ein Text an. Und zu dem habe ich meistens mehr zu sagen. Das bezieht sich dann aber direkt auf den Text, und deshalb schreibe ich meine Fragen, Hinweise, Alternativen und Ideen direkt ins Dokument, unten in die Fußnoten.

Re: nur ganz kurz

Dieses „lieber kurz“ will ich auch bei Antwortmails beibehalten. Wenn ich merke, dass ich ausschweifend zu texten beginne, höre ich auf zu tippen. Denke nach. Und greife – verabredet – zum Telefonhörer. Obwohl ich (und auch das bekommt beizeiten einen eigenen Artikel, weil das interessant ist bzw. wird) nicht gern telefoniere. In diesem Fall dann aber eben doch, denn wenn es kompliziert und umfangreich zu schreiben wird, dann ist ein Gespräch der bessere Weg. Wahrscheinlich wird das dann so laufen: Ich schreib dir ne E-Mail, in fünf Sätzen, logo, eher sogar in nur zwei, ob wir dazu telefonieren oder uns über einen anderen Kanal dazu austauschen wollen, und wann das zeitlich passt. Nix Schlimmeres als unangekündigte Anrufe.

Sogar Beiträgen auf confetticommunication.com gönne ich von Zeit zu Zeit einen „Zu lang? In kurz“-Absatz, ganz unten. Meine Variatnte von „tl;dr“ („too long, didn’t read“, falls du’s nicht kanntest). Darin steht in sehr knapp, was sehr viel mehr Worte oberhalb dieses Auszugs sagen wollen. Das ist nicht nur für Lesefaule und Zeitknappe gut, sondern auch für die, die sich den kompletten Sermon vorab durchgelesen haben. Kennen wir noch aus der Schule: Die Zusammenfassung zum Schluss hilft, das Gelesene im Kopf zu ordnen, zu verankern und effizient abzulegen.

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Kürzen istKnochenarbeit(für mich)

Leicht fällt mir das übrigens nicht. Nur, falls du dich fragtest. Ich kann besser lang. Kurzhalten ist echte Knochenarbeit für mich, und etwas, das ich wohl mein Texterinnenleben lang lernen und üben will und werde. Wenn du jetzt Lust bekommen hast, mir ne E-Mail zu schreiben, mich irgendetwas zu fragen oder mir einfach einen schönen Tag zu wünschen: Mach doch! Ich freu mich. Und antworte. In maximal fünf Sätzen. Über die Länge dieser Sätze haben wir ja zum Glück nicht gesprochen.

Zu lang? In kurz:

Meine geschäftlichen E-Mails haben in 98 Prozent aller Fälle nicht mehr als fünf Sätze. Die restlichen zwei Prozent brauche ich für mein Wohlgefühl und die Geht-nicht-anders-Situationen. Deine Aufmerksamkeit und unsere Zusammenarbeit finden das gut, und du hoffentlich auch. Wenn du dich live überzeugen willst: Schreib mir, ich antworte, du zählst Sätze. Zwei Extratipps: Es gibt einen Abkürzungs-Duden und eine Liste mit Abkürzungen bei Wikipedia.